A medida que las exigencias de los grupos de interés externos a las empresas aumentan y necesitan más amplitud y detalle en la información extrafinanciera que éstas deben de reportar, los equipos de gestión se dan cuenta que necesitan trabajar en hacer eficientes los procesos de captación de información, análisis de información no financiera y su proceso de reporte al exterior. Si a esto añadimos que la obligatoriedad de reportar esta información según la Ley 11/2018, se extenderá el próximo año a las empresas con más de 250 trabajadores, constatamos que es necesario aplicar las posibilidades que la tecnología nos permite, para realizar estos procesos con los mínimos recursos posibles y contribuir, así, al ahorro de costes y a la competitividad de la organización.
El primer paso en este camino debe ser contar con una plataforma que permita concentrar la información de sostenibilidad y no financiera proveniente de múltiples áreas de la empresa. Normalmente toda la organización de la compañía está involucrada en el proceso de recopilación de esta información, debido a su amplitud y diversidad, y, por tanto, disponer de flujos de reporte establecidos y recoger toda la información en una única herramienta, independientemente del número de líneas de negocio, centros de trabajo o países en los que opere la compañía, es crítico para los siguientes procesos de análisis y reporting de información no financiera, que también deben ser gestionados por la herramienta.
La necesidad de disponer de cuadros de mando segmentados en función del perfil de la persona que va a consumir esta información facilitará el proceso de toma de decisión en cada nivel y área de la organización. De esta forma deberán existir cuadros de mando de información ASG para consejos de administración, comité de dirección, área financiera, área de compliance, área de sostenibilidad y área de recursos humanos, así como otras áreas con necesidades de información específica que les compete en sus actividades.
El segundo paso a abordar es la automatización del proceso de captación de toda esta información. Habrá información que ya se encuentre en otros sistemas de información de la empresa, como, por ejemplo, toda la información ligada a recursos humanos, que se pueda captar automáticamente mediante integración de la solución de gestión de información no financiera y el ERP donde habitualmente reside esta información.
Aún así siempre habrá mucha información cuantitativa y cualitativa que no esté en ningún sistema de información y que es necesario introducir en la plataforma, consumiendo muchas horas de equipo muy cualificado que no pueden ser dedicadas a procesos de más valor añadido. Estas tareas mecánicas, repetitivas y con alta carga de trabajo manual, se pueden automatizar mediante tecnología de robotización de procesos de negocio (RPA), que permiten que un robot software realice tareas estandarizadas y mecánicas que haría un humano con sistemas informáticos. Esto permite ahorrar costes y liberar horas de equipo cualificado que se habrán de dedicar a aportar valor a la compañía.
Por tanto, una solución global de automatización robóticade captación de información mediante RPA, junto con una plataforma de gestión, análisis y reporting de información de sostenibilidady no financiera, conseguirá la eficiencia de todo el proceso asegurando la veracidad y disponibilidad de la información no financiera en tiempo real y para cualquiera de las funciones estratégica y de gestión involucradas en la empresa. Sicasoftpone a disposición de cualquier compañía ambas soluciones, adaptables a los procesos y flujos de trabajo de cada empresa, asegurando su flexibilidad y versatilidad que garanticen el cumplimiento legislativo, el análisis estratégico de información no financiera y el reporte hacia el exterior, ahorrando costes, aportando valor y contribuyendo a la mejora de la competitividad de la organización.
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